集團(tuán)內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)
1 應(yīng)對(duì)集團(tuán)總部所有戰(zhàn)略層面的管理流程進(jìn)行梳理優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化。包括以下幾個(gè)方面:集團(tuán)政策的全面評(píng)估和改善。政策的全面性,通用性,適用性,規(guī)范性。政策的全部流程,制定,發(fā)布,變更,存檔等流程。這些政策也應(yīng)是對(duì)集團(tuán)管控的核心職能的體現(xiàn)。例如會(huì)計(jì)核算政策,預(yù)算政策,資金管理政策,人力資源政策,審計(jì)監(jiān)察政策,信息系統(tǒng)規(guī)劃治理政策,戰(zhàn)略投資政策等。
2 建立集團(tuán)層面的根本大法-企業(yè)基本法,類似國家的憲法。對(duì)基礎(chǔ)性的也是戰(zhàn)略性的事項(xiàng)進(jìn)行規(guī)范。包括企業(yè)愿景,使命,價(jià)值觀,企業(yè)目標(biāo)等。清晰定位集團(tuán)總部的職能,集團(tuán)管控模式,法人治理結(jié)構(gòu),組織管理架構(gòu),產(chǎn)權(quán)結(jié)構(gòu)的現(xiàn)有狀況和互動(dòng)關(guān)系,并提出適合集團(tuán)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的規(guī)劃建議。并變動(dòng)性的設(shè)置最佳實(shí)踐方案,在不同發(fā)展階段做出相應(yīng)的選擇。
管理戰(zhàn)略更多地體現(xiàn)在運(yùn)營的整體把握上,但很多企業(yè)缺少一部能整合企業(yè)所有因素并表現(xiàn)企業(yè)整體性的政令。就象我國的法律體系一樣,對(duì)人民的行為、道德、思想、國家的性質(zhì)、未來發(fā)展規(guī)劃等進(jìn)行規(guī)范,具體的表達(dá)就是眾多法規(guī)如勞動(dòng)法、刊法、行政訴訟法等法律和與之相匹配的其它政令,這些政策法令都是從憲法來的,從而形成一整套的體系。
企業(yè)也是一樣,有考勤制度、行政制度、市場(chǎng)管理制度、技術(shù)管理制度等不一而足,但絕大多數(shù)的企業(yè)都缺少一部象憲法一樣的‘基本法’,對(duì)企業(yè)的性質(zhì)、企業(yè)的宗旨、企業(yè)的組織政策、控制政策、基本經(jīng)營政策、人力資源等政策進(jìn)行整體性的規(guī)范——這就是公司的管理流程體系。
例如企業(yè)基本法,將使企業(yè)達(dá)到如下之目的:
1、將企業(yè)家的意志、直覺、創(chuàng)新精神和敏銳的思想轉(zhuǎn)化為成文的公司宗旨和政策,使之能夠明確地、系統(tǒng)地傳遞給職業(yè)管理層,由職業(yè)管理層規(guī)范化地運(yùn)作。
2、闡述處理公司管理的基本矛盾和企業(yè)內(nèi)外重大關(guān)系的原則和優(yōu)先次序,建立調(diào)整公司內(nèi)部關(guān)系和矛盾的心理契約。
3、指導(dǎo)公司的組織建設(shè)、業(yè)務(wù)流程建設(shè)和管理的制度化建設(shè),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理和推動(dòng)管理達(dá)到國際標(biāo)準(zhǔn),并使公司的管理具有可移植性。
4、用一個(gè)大的構(gòu)架管理一個(gè)小的公司
1)目的:通過明確規(guī)定公司組織機(jī)構(gòu)、組織的運(yùn)作、基本管理流程、業(yè)務(wù)分擔(dān)及職能的權(quán)限和責(zé)任,科學(xué)運(yùn)用“職責(zé)說明書”,根本上解決責(zé)任的推諉和部門之間的工作配合問題,謀求公司規(guī)范化和更有效率的運(yùn)營。
2)主要工作內(nèi)容:
A、確定業(yè)務(wù)的承擔(dān)單位,設(shè)計(jì)組織的基本流程,明確部門之間的業(yè)務(wù)溝通方式;
B、戰(zhàn)略目標(biāo)的分解-各職能部門的業(yè)務(wù)分擔(dān)和工作內(nèi)容;
C、設(shè)計(jì)員工的職責(zé)說明書,明確其工作內(nèi)容、權(quán)限和責(zé)任;
D、明確信息的上能下達(dá)流通方式等。
3 在復(fù)雜的管理架構(gòu),產(chǎn)權(quán)架構(gòu)和分權(quán)管理的環(huán)境下處理好授權(quán)和控制的平衡是合理管控的關(guān)鍵
平衡好放權(quán)和監(jiān)控的關(guān)系。放權(quán)能夠保證企業(yè)發(fā)展的活力和動(dòng)力,激發(fā)經(jīng)營者的積極性。但沒有監(jiān)控的放權(quán)是不可取的,監(jiān)控的目的是為了更好的進(jìn)行放權(quán),風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制在未來更多的是服務(wù)職能,為經(jīng)營管理者提供解決方案,優(yōu)化流程,提升效率,間接降低成本,規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。并要使得這一觀念深入人心,讓經(jīng)營者深刻理解這一點(diǎn),減少抵觸心理,順利推動(dòng)項(xiàng)目推進(jìn)。
影響集團(tuán)管控的內(nèi)容和因素既相互影響又各自獨(dú)立、自成系統(tǒng)。這些內(nèi)容和因素主要有管控模式、組織結(jié)構(gòu)、權(quán)責(zé)體系與關(guān)鍵管理流程以及考核評(píng)價(jià)體系。集團(tuán)管控難題解決的過程,也就是對(duì)上述內(nèi)容和因素進(jìn)行梳理和完善的過程,其中集團(tuán)管控模式的選擇最為重要。
然而無論怎樣演化,集團(tuán)管控模式追求授權(quán)和控制平衡的思想不變,而控制更多的傾向于通過制度和機(jī)制進(jìn)行程序控制。這些控制程序包括目標(biāo)確定、責(zé)任體系、業(yè)績(jī)監(jiān)控、績(jī)效考評(píng)等。具體的做法體現(xiàn)為“抓兩頭、放中間”,即集團(tuán)總部要抓好“目標(biāo)確定、考核評(píng)價(jià)”的兩頭,中間的經(jīng)營運(yùn)作強(qiáng)調(diào)設(shè)定好規(guī)則,以制度和機(jī)制為保障進(jìn)行程序控制。任何一種管控模式都要一定的控制工具作為保證。全面預(yù)算——授權(quán)情況下進(jìn)行控制的有效工具,因此要非常關(guān)注全面預(yù)算管控的重要性,深化了解優(yōu)化預(yù)算流程。從源頭加強(qiáng)對(duì)企業(yè)營運(yùn)的管控。
4 處理好管理架構(gòu)與產(chǎn)權(quán)架構(gòu)的關(guān)系。不能為了規(guī)避管理架構(gòu)與產(chǎn)權(quán)架構(gòu)不統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)管理天然缺陷,而對(duì)上市公司造成不利影響。因?yàn)楣娚鲜泄镜纳鐣?huì)公眾形象和聲譽(yù)非常重要,為了滿足上市公司戰(zhàn)略的需要,在不同的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)環(huán)境和發(fā)展時(shí)期,有可能將集團(tuán)下屬的優(yōu)質(zhì)資產(chǎn)或者業(yè)務(wù)單元注入上市公司,也有可能將上市公司的不良資產(chǎn)或者弱勢(shì)業(yè)務(wù)進(jìn)行剝離拆分,這種上市公司和集團(tuán)其他非上市業(yè)務(wù)部分的整合重組也許會(huì)長(zhǎng)期存在,想要通過組織架構(gòu)的調(diào)整徹底統(tǒng)一管理架構(gòu)與產(chǎn)權(quán)架構(gòu),可行性可操作性并不強(qiáng)。在這種特殊的組織架構(gòu)狀況下,如何協(xié)調(diào)管理平臺(tái)和上市公司的關(guān)系,如何設(shè)置二者重疊職能部門的權(quán)責(zé)界限,如何統(tǒng)一管理平臺(tái)和上市法人實(shí)體的經(jīng)營目標(biāo)就顯得非常重要。這是需要咨詢公司解決的問題。
5 設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)產(chǎn)業(yè)調(diào)整,組織架構(gòu)和人事變動(dòng)等不同時(shí)期,不同環(huán)境下的內(nèi)控體系更新的具體策略。即依據(jù)不同的環(huán)境設(shè)置相適應(yīng)的內(nèi)控體系,當(dāng)然首先要對(duì)不同的環(huán)境和變革情況進(jìn)行整理歸類,然后根據(jù)需要設(shè)計(jì)具體化的解決方案。例如在某種產(chǎn)品的成熟期和衰退期,產(chǎn)業(yè)集團(tuán)的變更和調(diào)整,某個(gè)事業(yè)部的拆分與整合,集團(tuán)管控模式的選擇例如財(cái)務(wù)控制型,戰(zhàn)略控制型,營運(yùn)控制型等,然后再建立一套具體的系統(tǒng)的應(yīng)對(duì)經(jīng)營環(huán)境、管控模式、組織人事變化等環(huán)境變量下的自適應(yīng)內(nèi)控體系。并且依據(jù)不同的環(huán)境變量不斷設(shè)計(jì)、完善、更新內(nèi)控體系。
6將咨詢公司的全套方法論和咨詢技巧、項(xiàng)目管理流程等移植到集團(tuán)、建立集團(tuán)內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)管理和內(nèi)部控制咨詢團(tuán)隊(duì),培養(yǎng)集團(tuán)內(nèi)部的咨詢顧問。還有基于對(duì)內(nèi)審部門的長(zhǎng)期規(guī)劃-立足財(cái)效,兼顧流程。超越監(jiān)督,引入咨詢。以及集團(tuán)進(jìn)一步強(qiáng)化分權(quán),從戰(zhàn)略控制型轉(zhuǎn)變?yōu)樨?cái)務(wù)控制型的管控模式。基于以上情況,必須加強(qiáng)集團(tuán)審計(jì)部對(duì)內(nèi)控的監(jiān)督,需要強(qiáng)化集團(tuán)審計(jì)的權(quán)威性和專業(yè)性。因此必須全程參與內(nèi)控項(xiàng)目包括具體業(yè)務(wù)流程細(xì)節(jié)方面。這樣才能滿足高級(jí)管理層的監(jiān)督需求,和經(jīng)營管理層的咨詢需求。
7關(guān)注層次化。針對(duì)集團(tuán)管理的多層次化,必須關(guān)注集團(tuán)總部、產(chǎn)業(yè)集團(tuán)、事業(yè)部不同層次的管控的異同和側(cè)重點(diǎn)。例如定位集團(tuán)性的標(biāo)準(zhǔn)文檔的層次和范疇,基本法層次的,集團(tuán)性全局性政策層次的,二級(jí)集團(tuán)層次基本和集團(tuán)一致,事業(yè)部層次的,也就是流程層次的。定義不同層次的總部性管理機(jī)構(gòu)的職能和權(quán)責(zé)。相應(yīng)的也應(yīng)該根據(jù)每個(gè)層次的標(biāo)準(zhǔn)制定屬于本層的政策流程等標(biāo)準(zhǔn)化文件。用以指導(dǎo)各個(gè)層面的經(jīng)營管理機(jī)構(gòu)的營運(yùn)活動(dòng)。